Pentingnya Mengoptimalkan Fleksibilitas Kerja bagi Karyawan

Dalam dua tahun terakhir, terbukti bahwa para karyawan menginginkan fleksibilitas yang lebih besar — dan mereka bersedia pindah pekerjaan untuk mendapatkannya. Fleksibilitas memiliki manfaat besar bagi karyawan, termasuk mengurangi kelelahan kerja dan meningkatkan kepuasan kerja. Namun, fleksibilitas juga dapat menyebabkan biaya koordinasi yang meningkat bagi para manajer, banyaknya usaha yang sia-sia, dan ketidakmampuan untuk cepat merespons permintaan klien. Pertemuan singkat yang sebelumnya memungkinkan tim untuk dengan cepat mendiskusikan solusi dan menyelaraskan usaha sekarang menjadi lebih sulit untuk diatur. Dibutuhkan waktu berhari-hari untuk mengumpulkan sebagian besar anggota di tempat virtual yang sama pada waktu yang bersamaan (termasuk satu orang yang setengah mendengarkan dari kursi dokter gigi).

Untuk meningkatkan fleksibilitas karyawan di tim mereka, para manajer memerlukan panduan dan dukungan — jika tidak, mereka bisa mengalami kelelahan berat di pekerjaan atau mencari pekerjaan baru. Berikut adalah empat cara bagi para manajer untuk menawarkan fleksibilitas kepada tim mereka tanpa terbebani biaya koordinasi atau kemajuan yang terhenti secara signifikan.

1. Memikir Ulang Kapan Karyawan Bekerja Bersama

Untuk tugas-tugas kompleks yang memerlukan kerjasama tim, memberikan fleksibilitas penuh kepada karyawan (yaitu, kemampuan untuk bekerja dalam jangka waktu apa pun) tidaklah memungkinkan. Namun, kembali ke minggu kerja kantor standar juga bukan solusi yang tepat. Oleh karena itu, para manajer perlu berpikir secara berbeda dan mendalam tentang persyaratan proyek dan menjadwalkannya dengan tepat.

Untuk alur kerja berbasis proyek, para manajer harus dengan hati-hati merencanakan tugas dan jangka waktu proyek, dan mengajukan permintaan di awal kepada karyawan untuk memblokir beberapa hari tertentu untuk bekerja bersama selama fase proyek kunci (misalnya, kickoff, titik tengah, penyelesaian).

Untuk alur kerja yang kurang dapat diprediksi, pertimbangkan untuk menyelaraskan waktu penjadwalan dengan kalender. Misalnya, selama minggu kedua dalam sebulan, karyawan diharapkan bekerja dari pukul 10 pagi hingga 5 sore waktu Timur, kemudian mereka diperbolehkan memilih 40 jam (+/- 10) per minggu untuk bekerja dalam sisa bulan. Penjadwalan seperti ini secara signifikan mengurangi kehilangan proses dan biaya memulai proyek, terutama ketika anggota tim bekerja pada beberapa proyek sekaligus.

2. Memikir Ulang Siapa yang Bekerja Bersama

Di tempat kerja yang memiliki sedikit tumpang tindih fisik dan waktu antara karyawan, para manajer mungkin juga perlu menyusun ulang tim-tim besar mereka menjadi sistem multiteam dari kelompok-kelompok kecil, yang memiliki kewenangan dan saling terhubung. Tim-tim kecil ini meningkatkan fleksibilitas dan adaptabilitas.

Misalnya, mengubah tim sembilan orang menjadi tiga tim tiga orang memberdayakan mereka untuk membuat keputusan dan memudahkan karyawan untuk menyelaraskan pekerjaan mereka. Dengan kata lain, para manajer harus mencari cara untuk melengkapi koordinasi vertikal (manajer perlu mencari cara agar proyek selesai dan menyesuaikan permintaan karyawan) dengan koordinasi horizontal di antara kelompok karyawan (anggota harus mencari cara untuk menyelesaikan bagian proyek mereka dan menyesuaikan dengan permintaan satu sama lain).

Konfigurasi ulang ini mengurangi biaya koordinasi yang diberikan pada manajer tanpa memberatkan pada karyawan yang paling kooperatif. Setiap karyawan hanya diminta untuk membantu mengkoordinasikan dengan beberapa orang lainnya, bukan dengan semua anggota tim yang lebih besar.

Kelompok yang lebih kecil cenderung memiliki lebih sedikit "social loafing" (kurang berusaha ketika bagian dari sebuah tim daripada jika bekerja secara individu). Hal ini terutama penting dalam tim yang tersebar di lokasi yang berbeda, di mana tekanan sosial untuk sibuk lebih rendah.

3. Memikir Ulang Berbagi Informasi

Ketika karyawan bekerja bersama secara fisik dan waktu yang hampir sama, lebih mudah untuk menjaga semua orang tetap berada di jalur yang sama dengan pertemuan dan mengetahui masalah-masalah penting dengan berjalan-jalan. Memberikan atau menerima pembaruan penting hanya memerlukan beberapa langkah (atau mungkin naik elevator sebentar).

Penungguan lama untuk pembaruan status atau jawaban atas pertanyaan dapat menghambat produktivitas. Oleh karena itu, ketersediaan informasi sangat penting untuk tempat kerja yang fleksibel. Ada banyak alat yang dapat memfasilitasi kerja asinkron, tetapi karyawan harus benar-benar menggunakannya dan memperbarui informasi secara real-time. Misalnya, memposting produk yang sudah selesai ke repositori bersama setelah berbulan-bulan bekerja tidak cukup. Karena anggota tim mungkin tidak tersedia selama berjam-jam atau bahkan berhari-hari, memiliki akses ke pekerjaan yang sedang berlangsung adalah sangat penting.

Selain itu, transparansi kemajuan pekerjaan seringkali mendorong pertanggungjawaban dan membantu para manajer mengidentifikasi lebih cepat karyawan yang membutuhkan bantuan (asalkan batasan yang tepat ditetapkan untuk membantu karyawan merasa aman). Para manajer juga harus mempertimbangkan untuk menggunakan beberapa alat manajemen proyek klasik, termasuk matriks RACI, yang menunjukkan siapa yang bertanggung jawab, bertanggung jawab, dikonsultasikan, dan diinformasikan untuk setiap tugas.

4. Memeriksa Kembali Apa yang Dikerjakan oleh Karyawan

Dengan menggabungkan dan memperluas langkah-langkah sebelumnya, para manajer harus berpikir lebih mendalam daripada sebelumnya tentang struktur tugas dan prioritas karyawan mereka. Peta setiap bagian tugas dan bagaimana mereka saling terhubung untuk menentukan kapan jadwal tumpang tindih diperlukan dan kapan Anda dapat menugaskan bagian-bagian diskrit dari proyek ke kelompok-kelompok kecil. Rekam dan perbarui semua informasi ini di lokasi bersama.

Memahami hubungan antara tugas-tugas yang berbeda sangat penting untuk menetapkan prioritas agar menghindari bottleneck. Jika semuanya dianggap sebagai prioritas, maka tidak ada yang menjadi prioritas. Dalam ketiadaan panduan, banyak individu akan memilih untuk menyelesaikan tugas-tugas yang lebih mudah dan kecil dalam antrian pribadi mereka daripada menghadapi masalah yang ambigu dan kompleks (yang, tanpa mereka sadari, menyebabkan keterlambatan bagi beberapa rekan tim mereka, ditambah tim pemasaran dan operasi). Prioritas kemungkinan akan berubah dari waktu ke waktu, terutama dalam lingkungan yang dinamis. Mengkomunikasikan prioritas secara sering dan jelas akan membantu memastikan bahwa waktu dan usaha karyawan digunakan dengan baik, tidak peduli kapan atau di mana mereka bekerja.

Jika para karyawan menginginkan manfaat fleksibilitas, mereka juga harus menerima tanggung jawab yang datang bersamanya, seperti memecahkan masalah secara mandiri dan memberikan serta memeriksa pembaruan. Namun, hal itu tidak berarti Anda harus membiarkan mereka menghadapi semua tantangan sendirian. Para manajer tetap bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua orang bergerak ke arah yang benar — meskipun mereka melakukannya pada waktu yang berbeda.

Untuk meningkatkan fleksibilitas karyawan tanpa mengorbankan produktivitas — atau kewarasan — para manajer harus berpikir berbeda tentang kapan karyawan bekerja bersama, siapa yang bekerja bersama, dan bagaimana berbagi informasi serta dengan siapa, semuanya sambil tetap memperhatikan setiap perubahan dan dengan cepat mengomunikasikan perubahan dalam prioritas.