Implementasi CMMS di Bidang Kesehatan
Rumah sakit merupakan institusi penting dalam menyediakan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Salah satu departemen yang krusial dalam rumah sakit adalah Departemen Bedah. Proses bisnis utama pada Departemen Bedah terdiri dari tiga proses yaitu sterilisasi, perawatan aset, dan manajemen operasi. Proses perawatan aset sangat mempengaruhi manajemen operasi dan keselamatan pasien.
Namun, saat ini masih sering ditemukan permasalahan dalam proses perawatan aset di beberapa rumah sakit. Masalah-masalah tersebut antara lain sulitnya melacak keberadaan aset, lambatnya pemberian informasi status kondisi aset, tidak tercatatnya history perawatan aset secara lengkap, serta tidak adanya catatan atau dokumentasi hasil pemeliharaan yang dilakukan.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan sebuah sistem yang dapat mempermudah perawatan aset secara efektif dan efisien. Dalam hal ini, Computerized Maintenance Management System (CMMS) dapat menjadi solusi yang tepat. CMMS adalah aplikasi komputer yang dirancang untuk membantu dalam perencanaan, manajemen, dan fungsi administratif yang dibutuhkan dalam pemeliharaan yang efektif.
Manfaat CMMS dalam Perawatan Aset
Penggunaan CMMS dalam proses perawatan aset di rumah sakit memiliki berbagai manfaat, antara lain:
Optimalisasi Perawatan
CMMS memungkinkan rumah sakit untuk merencanakan dan menjadwalkan perawatan aset secara sistematis. Dengan adanya fitur preventive maintenance, rumah sakit dapat melakukan perawatan berkala untuk mencegah kerusakan yang lebih parah.
Pemantauan Kondisi Aset
CMMS memungkinkan rumah sakit untuk memantau kondisi aset secara real-time. Informasi mengenai status aset, termasuk tingkat keausan dan kerentanan terhadap gangguan, dapat dengan mudah diakses dan dianalisis.
Optimalisasi Penggunaan Sparepart
CMMS membantu rumah sakit dalam mengelola stok sparepart dengan lebih efisien. Dengan adanya fitur inventory management, rumah sakit dapat mengoptimalkan penggunaan sparepart dan menghindari kekurangan atau kelebihan stok.
Dokumentasi dan Pelaporan
CMMS menyediakan fitur untuk mencatat dan melacak semua aktivitas perawatan aset. Hal ini memudahkan rumah sakit dalam membuat laporan hasil perawatan dan mendokumentasikan history perawatan aset.
Fitur CMMS untuk Rumah Sakit
Aplikasi CMMS yang dirancang khusus untuk rumah sakit harus memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik rumah sakit. Beberapa fitur yang harus ada dalam CMMS untuk rumah sakit antara lain:
Master Data
CMMS harus memiliki fitur untuk mengelola data master seperti lokasi aset, daftar aset, dokumen petunjuk penggunaan aset, daftar vendor, dan daftar karyawan internal yang terlibat dalam perawatan aset.
Job Request
Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat permohonan perawatan aset yang bersifat mendadak atau tiba-tiba. Permohonan ini akan masuk ke dalam daftar pekerjaan perawatan yang harus dilakukan.
Work Order Management
Fitur ini merupakan inti dari aplikasi CMMS. Di dalamnya terdapat daftar pekerjaan perawatan aset yang harus dilakukan, termasuk pekerjaan perawatan berkala (preventive maintenance) dan pekerjaan perawatan mendadak (corrective maintenance). Fitur ini juga memungkinkan pengguna untuk mengatur prioritas pekerjaan, mengelola status pekerjaan, dan menghasilkan laporan hasil perawatan.
Dashboard
Fitur ini menyajikan informasi secara visual mengenai status pekerjaan perawatan aset, grafik kondisi aset, dan informasi penting lainnya. Dashboard membantu pengguna untuk dengan cepat melihat dan memahami situasi perawatan aset.
Report
Fitur ini digunakan untuk menghasilkan laporan hasil perawatan aset. Laporan ini dapat mencakup informasi mengenai pekerjaan perawatan yang telah dilakukan, kondisi aset, dan rekomendasi perbaikan atau perawatan lebih lanjut.
Implementasi CMMS di Rumah Sakit
Implementasi CMMS di rumah sakit melibatkan beberapa tahapan, antara lain:
Studi Literatur: Tahap ini melibatkan pengumpulan dan pemahaman konsep, teori, dan materi terkait CMMS dalam rumah sakit.
Akuisisi Kebutuhan: Tahap ini melibatkan kontak langsung dengan pihak terkait, seperti petugas perawatan aset, untuk mengumpulkan data kebutuhan yang spesifik.
Analisis Kebutuhan: Tahap ini melibatkan pengecekan ulang terhadap data kebutuhan yang telah dikumpulkan untuk memastikan keseluruhan kebutuhan tercakup.
Desain Sistem: Tahap ini melibatkan perancangan sistem aplikasi CMMS, termasuk desain database, antarmuka pengguna, dan alur sistem.
Coding: Tahap ini melibatkan implementasi desain ke dalam bentuk koding untuk menghasilkan aplikasi CMMS yang fungsional.
Testing: Tahap ini melibatkan pengujian aplikasi CMMS untuk memastikan validitas dan kesesuaian dengan kebutuhan.
Kesimpulan
Penerapan Computerized Maintenance Management System (CMMS) dalam proses perawatan aset di rumah sakit dapat memberikan berbagai manfaat, seperti optimalisasi perawatan, pemantauan kondisi aset, optimalisasi penggunaan sparepart, dan dokumentasi yang lebih baik. Aplikasi CMMS untuk rumah sakit harus memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik rumah sakit, seperti master data, job request, work order management, dashboard, dan report.
Implementasi CMMS di rumah sakit melibatkan beberapa tahapan, mulai dari studi literatur hingga testing. Dengan penerapan CMMS yang tepat, rumah sakit dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas perawatan aset, sehingga dapat memberikan pelayanan kesehatan yang lebih baik kepada masyarakat.
Melihat dari banyaknya manfaatnya, tentunya CMMS dapat menjadi investasi yang baik untuk kamu yang berkecimpung di bidang kesehatan. Bagi kamu yang sedang ingin mencari produk CMMS paling tepat bagi perusahaanmu, yuk kunjungi kami di website Evomo ataupun LinkedIn kami!
Sumber:
Widyananda, R., Sutanto, T., & Romeo. (2017). RANCANG BANGUN APLIKASI COMPUTERIZED MAINTENANCE MANAGEMENT SYSTEM (CMMS) PADA RUANG BEDAH. JSIKA, 6(6), 1–6.